Numerosi i compiti rimodulati, maggiore trasparenza finanziaria nella gestione condominiale
Gestione trasparente - La riforma del condominio ha riscritto un nuovo ruolo dell’amministratore che ora si trova investito da una moltitudine di obblighi nuovi, o obblighi riformulati. Questi ultimi, in linea generale, vanno a garantire una gestione all’insegna della trasparenza finanziaria. Vediamo brevemente alcune delle principali incombenze dell’amministratore.
Comunicazione delle generalità – Per ogni nomina o ogni mandato successivo, l’amministratore ha l'obbligo di comunicare ai condomini i propri dati anagrafici e professionali, e, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale della stessa. Deve comunicare l'indirizzo dei locali in cui si trovano il registro dell'anagrafe condominiale, il registro dei verbali dell'assemblea, il registro di nomina e revoca dell'amministratore, e il registro di contabilità, nonché i giorni e gli orari nei quali ciascun condomino interessato può accedere a detti locali ed estrarre copia (firmata dall'amministratore) dei predetti documenti (previa richiesta e con rimborso della spesa). L'amministratore inoltre ha l'obbligo di esporre in uno spazio accessibile ai terzi una targhetta con le proprie generalità.
La polizza assicurativa - Al momento dell'accettazione della nomina, l’amministratore, se previsto dall'assemblea, deve anche presentare ai condomini una polizza individuale di responsabilità civile per gli atti compiuti nell'esercizio del suo mandato. L'amministratore è tenuto ad adeguare i massimali della polizza se nel periodo del suo incarico l'assemblea abbia deliberato lavori straordinari.
Il conto corrente condominiale - In virtù di una necessaria trasparenza nell’amministrazione di somme di denaro del condominio, è obbligatorio aprire un conto corrente bancario o postale al quale avranno ovviamente diritto di accesso tutti i condomini. L’accesso è tuttavia intermediato dall'amministratore.
Passaggio delle consegne - Viene ribadito, anche in sede normativa, l'obbligo dell'amministratore di passaggio delle consegne alla cessazione dell'incarico attraverso la consegna della documentazione condominiale o di singoli condomini sia a questi ultimi sia al nuovo amministratore. Tuttavia l'amministratore uscente è tenuto ad adottare eventuali interventi urgenti nell'interesse delle parti comuni, anche dopo la cessazione dell'incarico, se il nuovo amministratore non si può attivare in tempo utile.
La riscossione delle somme – L’amministratore deve riscuotere quanto dovuto dai condomini entro il termine di sei mesi dalla chiusura dell'esercizio contabile nel quale è compreso il credito vantato. L'intervento dell'assemblea può invece sollevare l'amministratore da detto obbligo normativo.
Specifica del compenso – L’amministratore, per evitare possibili contenziosi in materia, deve dichiarare, a pena di nullità della nomina stessa, l'ammontare del compenso richiesto sia in occasione della prima nomina sia per i successivi rinnovi del mandato biennale. La delibera di nomina dell’assemblea specificherà l'ammontare del compenso richiesto dall'amministratore e accettato dall'assemblea.
Gli obblighi contabili – È previsto dall’art. 1130-bis c.c. un rendiconto annuale che dovrà essere predisposto dall'amministratore e contenere le specifiche voci contabili indispensabili alla ricostruzione della gestione dell'amministratore. Gli elementi necessari del rendiconto sono il registro di contabilità, il riepilogo finanziario e una relazione accompagnatoria, esplicativa della gestione annuale, con l'indicazione dei rapporti in corso e delle questioni pendenti.
Tecnologia e condominio - La riforma del condominio sollecita anche gli amministratori sull’utilizzo di nuove soluzioni tecnologiche per la gestione del rapporto con i condomini all'insegna della trasparenza e della riduzione dei costi. In particolare viene prevista, previa delibera assembleare, l'attivazione del sito internet condominiale e l'utilizzo anche della posta elettronica certificata per l'invio dell'avviso di convocazione dell'assemblea. L'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale, in particolare, potrà essere inviato tramite posta elettronica certificata dell’amministratore, naturalmente ai singoli comproprietari dotati posta elettronica certificata, risparmiando considerevolmente sulle spese postali. È prevista la comunicazione almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza.
Comunicazione delle generalità – Per ogni nomina o ogni mandato successivo, l’amministratore ha l'obbligo di comunicare ai condomini i propri dati anagrafici e professionali, e, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale della stessa. Deve comunicare l'indirizzo dei locali in cui si trovano il registro dell'anagrafe condominiale, il registro dei verbali dell'assemblea, il registro di nomina e revoca dell'amministratore, e il registro di contabilità, nonché i giorni e gli orari nei quali ciascun condomino interessato può accedere a detti locali ed estrarre copia (firmata dall'amministratore) dei predetti documenti (previa richiesta e con rimborso della spesa). L'amministratore inoltre ha l'obbligo di esporre in uno spazio accessibile ai terzi una targhetta con le proprie generalità.
La polizza assicurativa - Al momento dell'accettazione della nomina, l’amministratore, se previsto dall'assemblea, deve anche presentare ai condomini una polizza individuale di responsabilità civile per gli atti compiuti nell'esercizio del suo mandato. L'amministratore è tenuto ad adeguare i massimali della polizza se nel periodo del suo incarico l'assemblea abbia deliberato lavori straordinari.
Il conto corrente condominiale - In virtù di una necessaria trasparenza nell’amministrazione di somme di denaro del condominio, è obbligatorio aprire un conto corrente bancario o postale al quale avranno ovviamente diritto di accesso tutti i condomini. L’accesso è tuttavia intermediato dall'amministratore.
Passaggio delle consegne - Viene ribadito, anche in sede normativa, l'obbligo dell'amministratore di passaggio delle consegne alla cessazione dell'incarico attraverso la consegna della documentazione condominiale o di singoli condomini sia a questi ultimi sia al nuovo amministratore. Tuttavia l'amministratore uscente è tenuto ad adottare eventuali interventi urgenti nell'interesse delle parti comuni, anche dopo la cessazione dell'incarico, se il nuovo amministratore non si può attivare in tempo utile.
La riscossione delle somme – L’amministratore deve riscuotere quanto dovuto dai condomini entro il termine di sei mesi dalla chiusura dell'esercizio contabile nel quale è compreso il credito vantato. L'intervento dell'assemblea può invece sollevare l'amministratore da detto obbligo normativo.
Specifica del compenso – L’amministratore, per evitare possibili contenziosi in materia, deve dichiarare, a pena di nullità della nomina stessa, l'ammontare del compenso richiesto sia in occasione della prima nomina sia per i successivi rinnovi del mandato biennale. La delibera di nomina dell’assemblea specificherà l'ammontare del compenso richiesto dall'amministratore e accettato dall'assemblea.
Gli obblighi contabili – È previsto dall’art. 1130-bis c.c. un rendiconto annuale che dovrà essere predisposto dall'amministratore e contenere le specifiche voci contabili indispensabili alla ricostruzione della gestione dell'amministratore. Gli elementi necessari del rendiconto sono il registro di contabilità, il riepilogo finanziario e una relazione accompagnatoria, esplicativa della gestione annuale, con l'indicazione dei rapporti in corso e delle questioni pendenti.
Tecnologia e condominio - La riforma del condominio sollecita anche gli amministratori sull’utilizzo di nuove soluzioni tecnologiche per la gestione del rapporto con i condomini all'insegna della trasparenza e della riduzione dei costi. In particolare viene prevista, previa delibera assembleare, l'attivazione del sito internet condominiale e l'utilizzo anche della posta elettronica certificata per l'invio dell'avviso di convocazione dell'assemblea. L'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale, in particolare, potrà essere inviato tramite posta elettronica certificata dell’amministratore, naturalmente ai singoli comproprietari dotati posta elettronica certificata, risparmiando considerevolmente sulle spese postali. È prevista la comunicazione almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza.
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